Kurzfassung: Der Stundenzettel dokumentiert die tatsächliche FuE-Arbeit. Er sollte Datum, Stunden, Vorhaben oder Arbeitspaket und konkrete Tätigkeit enthalten. Höchstens 40 FuE-Stunden je Woche sind ansetzbar. Ergänzende Projektbelege stärken die Plausibilität.

Hinweis: Dieser Beitrag erklärt allgemeine Dokumentationsgrundsätze. Er ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Warum der Stundennachweis wichtig ist

Die BSFZ entscheidet über den FuE-Charakter des Vorhabens. Das Finanzamt prüft anschließend die steuerliche Seite, insbesondere Bemessungsgrundlage und Nachweise. Bei Eigenleistungen gibt es keine Lohnabrechnung, aus der sich die FuE-Stunden unmittelbar ergeben.

§ 3 FZulG verlangt nachgewiesene Arbeitsstunden und begrenzt sie auf 40 Stunden je Woche. Der Stundennachweis verbindet die tatsächliche Arbeit mit den bescheinigten FuE-Vorhaben.

Sinnvolle Mindestangaben

Eine tabellarische Aufzeichnung sollte mindestens enthalten:

1. Datum
2. Anzahl der FuE-Stunden
3. FuE-Vorhaben oder Arbeitspaket
4. konkrete Tätigkeit

Die Beschreibung muss den tatsächlichen Arbeitsinhalt wiedergeben. „Programmierung“ oder „Projektarbeit“ ist kaum prüfbar. Eine Formulierung wie „Vergleich dreier Indexstrukturen für die Suchlatenz bei 10 Mio. Datensätzen“ ordnet die Tätigkeit fachlich ein.

Die Arbeitspakete müssen mit dem BSFZ-Antrag zusammenpassen. Neue Tätigkeiten dürfen nicht nachträglich in ein unpassendes Vorhaben gedrückt werden.

Die 40-Stunden-Grenze

Höchstens 40 FuE-Stunden pro Woche und Person sind förderfähig. Die Grenze gilt über alle begünstigten Vorhaben hinweg. Ein tägliches Limit enthält das FZulG nicht. Tageswerte und Wochenverteilung müssen jedoch zur gesamten Arbeitsbelastung passen.

Akquise, Buchhaltung, Support, Kundenarbeit und Routineentwicklung zählen nicht als FuE. Hohe FuE-Stundenzahlen brauchen deshalb eine besonders nachvollziehbare Dokumentation.

Typische Fehler

Gleichförmige Einträge

Jeden Arbeitstag dieselbe Stundenzahl und dieselbe Tätigkeit einzutragen wirkt konstruiert. Die Aufzeichnung soll den tatsächlichen Projektverlauf wiedergeben.

Routinearbeit als FuE

Installation, Konfiguration, Wartung, Support und Standardtests gehören nicht in die FuE-Eigenleistung. Nur Tätigkeiten am begünstigten Forschungs- oder Entwicklungsgegenstand können angesetzt werden.

Unpassende Arbeitspakete

Der Stundenzettel muss die Arbeitspakete des bescheinigten Vorhabens abbilden. Abweichungen brauchen eine sachliche Erklärung und gegebenenfalls eine verfahrensrechtliche Prüfung.

Überschreitung der Wochengrenze

Mehr als 40 FuE-Stunden pro Woche sind nicht förderfähig. Zusätzliche tatsächlich geleistete Stunden erhöhen die Bemessungsgrundlage nicht.

Nachträgliche Erfindung

Rückwirkende Rekonstruktion darf sich nur auf tatsächliche Arbeit stützen. Erfundenen Tätigkeiten oder Stunden fehlt die Nachweisgrundlage.

Ergänzende Belege

Der Stundenzettel wird stärker, wenn weitere Projektunterlagen dieselbe Entwicklung zeigen:

• Git-Commits und Pull Requests
• Tickets und technische Aufgabenbeschreibungen
• Kalender und Versuchsprotokolle
• Messdaten und Auswertungen
• technische Notizen und Meilensteinberichte

Git-Commits sind ein ergänzender Beleg. Sie ersetzen den Stundennachweis nicht, weil Zeitaufwand und vollständige Arbeitspaket-Zuordnung meist fehlen.

Rechenbeispiel ab 2026

Für ein begünstigtes Vorhaben mit Beginn nach dem 31.12.2025 können 100 EUR je Eigenleistungsstunde und die 20-Prozent-Gemeinkostenpauschale gelten. Bei KMU-Status ergibt sich folgende Modellrechnung:

Die Tabelle setzt vollständige Anerkennung, KMU-Status und einen begünstigten Vorhabensbeginn nach dem 31.12.2025 voraus. Sie ist eine Modellrechnung und keine Förderprognose.

Personengesellschaften

Bei GbR, OHG oder KG dokumentiert jeder Mitunternehmer die eigenen tatsächlichen FuE-Stunden. Die spätere Anrechnung der Forschungszulage richtet sich nach § 10 Abs. 2 FZulG grundsätzlich nach dem Gewinnverteilungsschlüssel. Stunden, Feststellung und gesellschaftsrechtliche Zuordnung bleiben getrennte Fragen.

Meine Unterstützung

Du erfasst und verantwortest deine tatsächlichen Zeiten selbst. Ich helfe beim Aufbau des Erfassungssystems, bei der Zuordnung zu den Arbeitspaketen und bei der Plausibilitätsprüfung der Nachweise.

Der QuickCheck liefert eine erste Einschätzung zum Vorhaben. Die Eigenleistungsberechnung erklärt Stundensätze und Stichtage.