Kurzfassung: Seit dem Wirtschaftsjahr 2024 (ELSTER-Formular Version 8) müssen erstmals Nachweisdokumente direkt mit dem Finanzamt-Antrag hochgeladen werden. Für Freelancer ist der zentrale Nachweis der Arbeitszeitnachweis (Stundenzettel). Dazu kommen der BSFZ-Bescheid und je nach Fall weitere Belege. Das klingt überschaubar, aber die Details haben es in sich.

Du hast von der Forschungszulage gehört und fragst dich, welche Dokumentation du als Freelancer eigentlich brauchst? Die kurze Antwort: mehr als früher, aber weniger als du denkst. Ob deine Arbeit als FuE zählt, erfährst du im Beitrag Forschungszulage als Freelance-Softwareentwickler.

Seit dem Wirtschaftsjahr 2024 hat sich die Upload-Pflicht beim ELSTER-Antrag verschärft. Das Finanzamt will jetzt Nachweisdokumente als PDF-Upload sehen, nicht nur Zahlen in einem Formular.

Was das Finanzamt verlangt

Mit dem neuen ELSTER-Formular (Version 8, ab WJ 2024) sind erstmals Anlagen als Upload vorgesehen. Die Unterlagen variieren je nach Antragsinhalt, aber für Freelancer mit Eigenleistung sind folgende Nachweise relevant:

Arbeitszeitnachweis (Stundenzettel): Der zentrale Beleg für deine Eigenleistung. Tagesgenaue Aufzeichnung deiner FuE-Stunden mit Zuordnung zu Arbeitspaketen aus dem BSFZ-Antrag.

Positiver BSFZ-Bescheid: Die Bescheinigung, dass dein Projekt als FuE anerkannt wurde.

Je nach Fall weitere Belege: Nachweise zu Wirtschaftsgütern (Rechnungen, Buchwerte), Angaben zu anderen Fördermitteln (De-minimis), bei rückwirkenden Anträgen ggf. ergänzende Projektdokumentation.

Die Details, was genau auf den Stundenzettel gehört, findest du im Beitrag Stundenzettel für Eigenleistung.

Upload-Limits: Maximal 20 Anhänge, je Anhang maximal 100 PDF-Seiten und 10 MB. Wichtig: Wird ein Limit überschritten, kann ELSTER den Anhang ablehnen oder ignorieren, daher vor dem Absenden die Dateigröße prüfen.

Was Freelancer anders machen müssen als GmbHs

Bei einer GmbH basiert die Bemessungsgrundlage auf Personalkosten: Bruttolohn der FuE-Mitarbeiter. Bei dir als Freelancer oder Einzelunternehmer gibt es keine Gehaltsabrechnungen. Stattdessen greift die Eigenleistung: Deine Stunden werden mit einem pauschalen Stundensatz bewertet.

Für die Dokumentation bedeutet das: Du brauchst keine Gehaltsabrechnungen, keine Sozialversicherungsnachweise, keine Arbeitsverträge. Du brauchst im Kern nur deine dokumentierten FuE-Stunden und den BSFZ-Bescheid.

Wie die Eigenleistung im Detail berechnet wird, inklusive der gestaffelten Stundensätze bei rückwirkenden Anträgen, erklärt der separate Beitrag.

Maximale Stunden: 40 pro Woche

§ 3 Abs. 3a FZulG begrenzt die förderfähige Eigenleistung auf höchstens 40 Stunden pro Woche. Das ergibt maximal 2.080 Stunden pro Jahr. Auch wenn du tatsächlich 60 Stunden in der Woche arbeitest, darfst du nur 40 FuE-Stunden pro Woche ansetzen.

An welchen Wochentagen du arbeitest, ist gesetzlich nicht eingeschränkt. Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) mit seinem Sonntagsarbeitsverbot gilt nur für Arbeitnehmer, nicht für Selbständige. Trotzdem gilt: Dein Stundenzettel muss insgesamt glaubwürdig sein.

Wann solltest du anfangen zu dokumentieren?

Jetzt. Auch wenn du den Antrag erst in Monaten stellst. Ein zeitnah geführter Stundenzettel ist immer besser als ein nachträglich erstellter.

Das heißt nicht, dass rückwirkende Dokumentation unmöglich ist. Rückwirkend beantragen funktioniert auch mit nachträglich erstellten Stundenzetteln, aber du brauchst dann ergänzende Nachweise: Git-Commits, Projekt-Management-Tools, Kalendereinträge, E-Mail-Verläufe.

Prüfe deine Fristen für rückwirkende Ansprüche. Für 2022 läuft die Frist Ende 2026 ab.

Die häufigsten Dokumentationsfehler

Zu viele Stunden pro Woche. Mehr als 40 FuE-Stunden pro Kalenderwoche werden nicht anerkannt. Das ist eine harte gesetzliche Grenze, keine Empfehlung.

Keine Zuordnung zu Arbeitspaketen. Stundenzettel ohne Bezug zum BSFZ-Antrag sind wertlos. Jede Stunde muss einem konkreten Arbeitspaket zugeordnet sein, das in der BSFZ-Bescheinigung steht.

Gleichmäßige Verteilung. Exakt 8 Stunden pro Tag, 5 Tage die Woche, 52 Wochen lang? Das wirkt konstruiert. Realistische Schwankungen (6h, 7h, 8h, mal ein freier Tag, Urlaub, Feiertage) machen den Stundenzettel glaubwürdiger.

Stundenzettel ohne Unterschrift. Das BMF-Muster für Stundenzettel sieht eine Unterschrift des Einzelunternehmers vor. Fehlende Unterschriften können zu Rückfragen führen.

Lass mich die Dokumentation vorbereiten

Du musst die Unterlagen nicht selbst zusammenstellen. Ich bereite alles so vor, dass es den Anforderungen des Finanzamts entspricht:

• Stundenzettel auf Basis deiner Projektdaten, konform mit dem BMF-Muster
• BSFZ-Antrag mit Arbeitspaketen, die zum Stundenzettel passen
• Aufbereitung für deinen Steuerberater, damit der ELSTER-Antrag reibungslos läuft

Dein Aufwand: Du sagst mir, wie viele Stunden du ungefähr pro Woche in FuE investierst. Den Rest mache ich. Mein Honorar: 0 EUR im Voraus, 15% der ausgezahlten Förderung. Du brauchst keine GmbH, keine Vorkenntnisse und keinen teuren Berater.

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