Kurzfassung: Einzelunternehmer und Freelancer brauchen einen Stundenzettel, um ihre FuE-Eigenleistung für die Forschungszulage nachzuweisen. Vier Pflichtangaben, sechs typische Fehler, die zur Nachforderung führen, und eine gesetzliche Obergrenze von 40 Stunden pro Woche. Ich erstelle den Stundenzettel für dich als Teil meiner Begleitung.

Dein BSFZ-Antrag ist durch, das Finanzamt hat die Forschungszulage bewilligt. Die Eigenleistung ist anerkannt. Und dann kommt die Rückfrage: “Bitte reichen Sie einen Stundennachweis für die geltend gemachte Eigenleistung ein.” Wer jetzt keinen Stundenzettel hat, bekommt ein Problem.

Für Unternehmen mit Angestellten ist das klar geregelt: Lohnkonten, Arbeitsverträge, Zeiterfassungssysteme. Aber als Einzelunternehmer oder Freelancer hast du nichts davon. Du musst deine FuE-Stunden dokumentieren, und zwar so, dass es einer Prüfung standhält. Das Finanzamt prüft nämlich ausschließlich die Kostenseite, während die BSFZ den FuE-Inhalt beurteilt. Wie diese Zuständigkeitstrennung genau funktioniert, erkläre ich in einem eigenen Beitrag.

Das klingt einfach. Ist es aber nicht.

Was muss auf den Stundenzettel?

Das FZulG schreibt keine bestimmte Form vor. Aber aus den BMF-Schreiben und der Prüfungspraxis ergeben sich vier Pflichtangaben: Datum, Stundenzahl, Arbeitspaket-Zuordnung und eine konkrete Tätigkeitsbeschreibung.

Klingt überschaubar. Aber die Tücke liegt im Detail: Die APs müssen exakt mit dem BSFZ-Antrag übereinstimmen. Die Tätigkeitsbeschreibungen müssen FuE-Charakter erkennen lassen, ohne den Antrag zu widersprechen. Und die Stundenzahlen müssen plausibel variieren. Gleichmäßig verteilte 8-Stunden-Tage fallen bei der Prüfung sofort auf.

Warum der Stundenzettel kein Nebenjob ist

Viele Selbständige unterschätzen den Aufwand. Ein korrekter Stundenzettel für drei Jahre rückwirkende Förderung umfasst schnell 500+ Einträge. Jeder Eintrag muss:

• einem konkreten Arbeitspaket zugeordnet sein
• eine technische Tätigkeitsbeschreibung enthalten (nicht “Programmierung”, sondern den spezifischen FuE-Inhalt)
• innerhalb der 40-Stunden-Grenze pro Woche bleiben (§ 3 Abs. 3a FZulG)
• realistisch variieren (keine identischen Tage)
• zum Projektzeitraum im BSFZ-Antrag passen

Fehler bei einem dieser Punkte können dazu führen, dass das Finanzamt Stunden streicht oder den gesamten Nachweis zurückweist.

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Die 6 häufigsten Fehler beim Stundenzettel

Aus meiner Praxis kenne ich sechs Fehler, die Einzelunternehmer immer wieder machen:

1. Stundenzettel erst nachträglich erstellt. Das Finanzamt erwartet zeitnahe Aufzeichnungen. Ein Stundenzettel, der erkennbar Jahre nach dem Projektzeitraum angefertigt wurde, ist angreifbar.

2. Jeden Tag exakt 8 Stunden. Gleichförmige Einträge wirken konstruiert. Reale FuE-Arbeit schwankt, und das muss der Stundenzettel widerspiegeln.

3. Keine Trennung zwischen FuE und Routine. Kundengespräche, Buchhaltung, Support und Wartung gehören nicht auf den Stundenzettel. Nur Stunden mit echtem FuE-Charakter zählen.

4. Über 40 Stunden pro Woche. Die gesetzliche Obergrenze ist hart. Wochen mit 41+ Stunden werden bei der Prüfung gestrichen, egal wie viel du tatsächlich gearbeitet hast.

5. Tätigkeitsbeschreibungen zu vage. “Projektarbeit” oder “Recherche” reichen nicht. Die Beschreibung muss erkennen lassen, dass es sich um neuartige, technisch unsichere Arbeit handelt.

6. APs stimmen nicht mit dem BSFZ-Antrag überein. Wenn im Antrag drei Arbeitspakete stehen, darf auf dem Stundenzettel kein viertes auftauchen.

Jeder einzelne dieser Fehler kann die Auszahlung verzögern oder reduzieren. Alle sechs gleichzeitig zu vermeiden, erfordert Erfahrung mit dem Verfahren.

Wie viele Stunden sind realistisch?

Die maximale Grenze liegt bei 2.080 Stunden pro Jahr. In der Praxis setzen die meisten Einzelunternehmer zwischen 800 und 1.600 FuE-Stunden an.

Welcher Wert realistisch ist, hängt von deiner Tätigkeit ab. Ein Softwareentwickler, der ein eigenes Produkt baut, liegt anders als ein Handwerker, der nebenbei ein neues Verfahren entwickelt. Berechne dein Förderpotenzial mit dem Rechner. Die richtige Einschätzung ist entscheidend: Zu wenig verschenkt Förderung, zu viel provoziert Rückfragen.

Besonderheit bei GbR und Personengesellschaften

Bei einer GbR braucht jeder Gesellschafter einen eigenen Stundenzettel. Die Verteilung der Forschungszulage erfolgt dann aber nicht nach Stunden, sondern nach dem Gewinnverteilungsschlüssel. Das macht die Dokumentation zusätzlich komplex.

Was passiert bei einer Prüfung?

Das Finanzamt kann den Stundenzettel im Rahmen einer Betriebsprüfung anfordern. Bei einer Prüfung werden drei Dinge verglichen: Stundenzettel gegen BSFZ-Antrag (stimmen die APs überein?), Stundenzettel gegen Realität (gibt es stützende Nachweise wie Git-Logs oder Protokolle?) und die Gesamtplausibilität.

Wenn du Software entwickelst: Deine Git-Commits sind ein starker ergänzender Nachweis. Aber als alleiniger Stundenzettel reichen sie nicht, weil die AP-Zuordnung und die Stundenzahl fehlen. Weitere Hinweise zur Nachweisführung findest du im Beitrag Dokumentation für Freelancer.

Lass mich das für dich machen

Ich erstelle den Stundenzettel als Teil meiner Begleitung. Auf Basis deiner Projektbeschreibung und der APs aus dem BSFZ-Antrag erstelle ich einen vollständigen, prüfungssicheren Stundennachweis. Du prüfst die Inhalte und gibst frei.

Das ist inklusive, kein Zusatzaufwand. Mein Honorar: 0 EUR im Voraus, 15% der ausgezahlten Förderung.

Schreib mir per WhatsApp oder nutze den QuickCheck, um in 2 Minuten zu prüfen, ob dein Projekt förderfähig ist.